Při porovnávání nástrojů se ptejte na čtyři věci: jak snadno se napojí na vaši stávající e-mailovou komunikaci, zda umí pracovat s českými doklady a měnami, jestli zvládne export dat v rozumném formátu a kolik uživatelů můžete přidat, aniž by cena přestala dávat smysl. Ověřte si také, jak funguje mobilní aplikace a zda je rozhraní v češtině. U menších firem bývá rozhodující, jestli zvládnete základní nastavení sami, nebo budete muset platit externího konzultanta při každé změně.
Většina placených nástrojů funguje na principu kreditů nebo měsíčního předplatného. Než zaplatíte, vyzkoušejte bezplatné varianty, které mají omezený počet generací, ale ukážou vám, jaký styl vám nástroj vrací. U placených verzí sledujte, zda si můžete nastavit poměr stran, rozlišení a zda máte komerční práva k výstupům. Některé služby omezují použití obrázků pro reklamu nebo prodej, i když si za ně zaplatíte. To je častá chyba, na kterou lidé přijdou až ve chvíli, kdy chtějí obrázek použít na webu nebo v tisku.
Jak nastavit pravidla, která funguj
Jak psát zadání, aby výsledek nebyl náhodný Základem je struktura. Začněte tím, co má být na obrázku, pak přidejte prostředí a nakonec styl. Místo „pes" napište „hnědý pes sedící na dřevěné podlaze u okna, měkké odpolední světlo, realistický styl, detailní srst". Pokud chcete konkrétní výtvarný směr, použijte slova jako akvarel, olejomalba, vektorová grafika, filmová fotografie. Vyhněte se záporům typu „bez lidí" – mnoho nástrojů je ignoruje nebo si je vyloží opačně. Místo toho rovnou popište, co na obrázku být má.
Prvním krokem je zjistit, jaké citlivé údaje vůbec zpracováváte a kde se nacházejí. Projděte fyzické i elektronické archivy a udělejte si jednoduchý seznam. U každé položky si poznamenejte, proč ji máte, kdo ji potřebuje a jak dlouho si ji smíte ponechat. Právě doba uchování bývá nejčastější chybou: dokumenty zůstávají uložené roky po skončení účelu, pro který byly pořízeny. Přitom podle zásady minimalizace byste měli uchovávat jen to, co skutečně potřebujete, a jen po nezbytnou dobu.
Další častou chybou je podcenění migrace kontaktů. Data z různých tabulek bývají neúplná, duplicitní nebo s neplatnými e-maily. Před spuštěním si udělejte čistku: sloučte duplicitní záznamy, doplňte chybějící údaje a teprve pak je nahrajte. Ušetříte si týdny ručního opravování. Počítejte také s tím, že někteří zaměstnanci budou nový systém odmítat. Vyhraďte čas na zaškolení a určete jednoho člověka, který bude sbírat připomínky a nastavení upravovat.
Začněte tím, že sepíšete současný stav: kolik lidí žádosti podává, kdo je schvaluje, podle čeho se rozhoduje a kde vzniká chyba. Typicky jde o tři místa – žádost se podá pozdě, dva lidé si vezmou volno ve stejný den a zůstatek se počítá ručně. Právě tyto tři body pokryje jednoduchá automatizace. Nemusíte řešit mzdy ani personalistiku, stačí sdílený kalendář a formulář, který zapíše žádost na jedno místo.
Do e-mailové komunikace vložte jasný postup. Žádost se neposílá jako běžná zpráva, ale přes odkaz nebo formulář. Tím se odstraní hledání v doručené poště a přeposílání. Zároveň nastavte, že schvalovatel dostane upozornění a po schválení se termín zapíše do kalendáře. Zaměstnanec tak vidí, že jeho žádost není ztracená.
Náklady na automatizaci CRM mají tři složky: pravidelné platby za přístupy, jednorázové náklady na zavedení a skryté náklady na lidskou práci. Pravidelné platby obvykle rostou s počtem uživatelů a funkcí, proto si dopředu spočítejte, kolik lidí systém reálně použije. K jednorázovým patří nastavení účtu, migrace dat a propojení s dalšími nástroji. Skryté náklady představuje čas, který zaměstnanci stráví učením a úpravami. Vyplatí se proto vyzkoušet dvě různá řešení v běžném provozu alespoň na měsíc. Teprve po zkušebním provozu poznáte, jestli vám automatizace ušetří práci, nebo ji jen přesune jinam.
Automatizace CRM začíná u toho, co skutečně potřebujete řešit. Obchodníci často tráví hodiny přepisováním kontaktů z e-mailů do tabulek, zapomínají na follow-upy nebo nemají přehled o tom, kdo zákazníkovi naposledy volal. Než začnete cokoliv vybírat, sepište si na papír tři až pět konkrétních situací, které vás dnes zdržují. Teprve z nich vzejde zadání pro výběr nástroje. Pokud začnete výběrem softwaru, skončíte u řešení, které je buď zbytečně složité, nebo naopak neumí to, co potřebujete.
Kde se při automatizaci CRM nejčastěji chybuje Největší chybou je snaha automatizovat všechno najednou. Firmy nastaví desítky pravidel, ukazatelů a upozornění, ale po měsíci je nikdo nepoužívá, protože obchodníci tráví více času vyplňováním polí než prodejem. Začněte jedním procesem, například automatickým zápisem poptávky z webového formuláře a rozesláním potvrzovacího e-mailu. Až se to vžije, přidejte další krok. Stejně problematické je i to, když se systém zavede bez dohody o tom, kdo za která data odpovídá.